يتواصل قسم المعاشات مع كافة المديريات لرفع كشوفات بأسماء موظفيها المؤهلين للمعاش الذين بلغوا أحد الأجلين (35) سنة خدمة فعلية للموظف والموظفة (60) عاماً للموظف (55) عاماً للموظفة .
يقوم القسم بفحص ملفاتهم للتأكد من بياناتهم الوظيفية وإذا كان للموظف والموظفة فترة فاصلة كإجازة بدون راتب أو انقطاع عن العمل يؤخر إحالته إلى المعاش حتى يستكمل خدمته الفعلية كاملة . أو يتستر بها ليحصل على معاش كامل ... ومن الحالات التي تستحق المعاش إذا بلغت الخدمة الفعلية (30) سنة للرجل والمرأة (25) سنة مهما كان العمر وفي هذه الحالة لايستحق الموظف أو الموظفة معاشاً كاملاً ..
وأيضا عند إتمام الرجل 25 سنة خدمة فعلية يشترط أن يكون عمره 20 والمرأة بعد إتمامها 20 سنة بشرط بلوغها من 46 سنة والمصدر الأساسي والرئيسي الذي نستند إليه هو ( اللائحة التنفيذية لقانون التأمينات والمعاشات رقم (25) لسنة 1991م ).
وتتكون إجراءات التقاعد من الآتي :
1-    فتوى التعيين
2-    البطاقة الشخصية صورتين.
3-    آخر واشر معمد طبق الأصل.
4-    تعبئة نموذج رقم (1) و(2) واستمارة البيانات الوظيفية بالإضافة إلى أربع صور شمسية وملف لحفظ الوثائق.
بعد استكمال إجراءات المعاش نخاطب الخدمة المدنية بتسوية وضعهم الوظيفي  والمالي ثم يحيل بهم مكتب الخدمة المدنية إلى الهيئة العامة للتأمينات والمعاشات التي تقوم بتنزيل درجاتهم المالية من خدمة مكتبنا وتنتهي العلاقة الوظيفية للموظف والموظفة بادارته ويستلم معاش من اقرب  إدارة بريد له.